Personal Assistant Administrativo/A - Secretario/A

Principales responsabilidades
- Prestar servicios administrativos o de secretaría al equipo directivo, coordinar reuniones complejas y eventos fuera de las instalaciones, organizar la agenda y los viajes de acuerdo con la política de AZ.
- Gestionar los preparativos de viajes nacionales e internacionales a múltiples lugares y los informes de tiempo/gastos con precisión y eficacia, incluido el seguimiento para garantizar que se toman las medidas oportunas y adecuadas.
- Comunicarse en nombre de los líderes, incluido el seguimiento y la aclaración de las asignaciones de trabajo, así como los correos electrónicos de grupo y los mensajes en el lugar de trabajo.
- Preparar órdenes del día, material de presentación y actas de reuniones.
- Preparar y editar correspondencia y comunicaciones generales para la dirección y otros miembros del equipo.
- Dirigir o ayudar en reuniones/conferencias internas y externas, incluido el apoyo a los delegados y la logística de las reuniones.
- Proporcionar apoyo a la gestión de sistemas para garantizar que la información funcional sea precisa, evaluable e integrada en todas las redes.
- Controlar pequeños proyectos bajo dirección general, garantizando la entrega de los resultados del proyecto de acuerdo con el plan, revisando y perfeccionando los planes según sea necesario.
- Como miembro de la comunidad de apoyo administrativo, prestar apoyo y asistencia a otros miembros del personal administrativo, incluida la formación, y contribuir activamente al desarrollo y la aplicación continuos de prácticas compartidas.
Formación, experiencia y aptitudes requeridas
- Título universitario
- Más de 5 años de experiencia en apoyo administrativo
- Dominio avanzado de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Outlook
- Competencia con tecnologías virtuales (por ejemplo, MS teams, Zoom)
- Capaz de priorizar tareas críticas en el tiempo
- Experiencia en multitarea eficaz en un entorno acelerado, manteniendo la confidencialidad y la discreción.
- Capacidad de demostrar tacto, persuasión y/o negociación para lograr los objetivos.
-Nivel alto de inglés